Foire aux Questions

Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquemment posées concernant l’organisation du Judo Tour Littoral. Cette foire aux questions vient en complément du cahier des charges 2011, dans lequel vous trouverez toutes les informations nécessaires à l’organisation d’une étape du Judo Tour Littoral.

1- Comment recevoir une étape du Judo Tour Littoral ?

Les dates du Judo Tour Littoral sont fixées en fin d’année civile, en fonction des candidatures reçues par les ligues et les comités départementaux. Pour obtenir des renseignements sur l’organisation d’une étape du Judo Tour Littoral, vous pouvez vous connecter sur www.ffjudo.com , rubrique animations. Chaque année, la tournée couvre l’ensemble du littoral français dans un ordre logique allant du Nord au Sud, en prenant en compte les différentes spécificités des territoires (marées, festivals, etc.). N’hésitez pas à faire part

2- Comment les athlètes sont-ils choisis ?

Il y a deux critères principaux qui entrent en ligne de compte pour la sélection des athlètes. Les judokas sont invités sur les étapes du Judo Tour en fonction de leurs disponibilités, et la Fédération Française de Judo privilégie les athlètes issus de la région hôte lorsque cela est possible. Les coordinateurs des différentes étapes peuvent proposer des noms d’athlètes qu’ils aimeraient accueillir, et/ou qui ne sont pas en relation directe avec la fédération (Athlète de haut niveau hors équipe de France)

3- Combien de temps dure l’animation ?

Après l’installation du village judo à partir de 9h, l’opération est lancée en fin de matinée, et se poursuit jusqu’à 19h, environ. Si le public est toujours présent à cette heure, il est possible de prolonger l’opération d’une heure, le but étant de faire découvrir le judo à un maximum de personnes.

L’animation fonctionne toute la journée par cycles d’animation de vingt minutes, et peut débuter à partir de quatre personnes. S’il y a plus de 20 personnes, il faudra alors faire patienter le public jusqu’au prochain cycle.

Sur certaines dates, l’animation peut être organisée en journée et en nocturne, voire en nocturne uniquement. Cette option est à définir à l’avance avec la Fédération, en fonction des contraintes d’organisation et des particularités du territoire concerné.

4- Y a-t-il une cession de droit à l’image à faire signer aux participants ?

Un formulaire fourni par la Fédération devra être rempli par chaque participant avant de monter sur le tatami. Son image pourra être réutilisée dans les médias locaux, nationaux ou par la Fédération sur différents supports (presse écrite, télévision, internet).

5- Qui doit composer l’équipe médicale ?

Les organisateurs sur place seront amenés à prévenir les postes de secours les plus proches de l’organisation d’une étape du Judo Tour Littoral. A défaut, il conviendra de prévenir le centre d’incendie et de secours local.

6- Qui s’occupe de fournir les lots ?

Les lots sont fournis par la Fédération Française de Judo, via ses partenaires. Ces derniers peuvent varier d’une année à l’autre, et les coordinateurs des différentes étapes peuvent ajouter des lots s’ils le souhaitent, pourvu qu’ils ne proviennent pas de sociétés concurrentes des partenaires fédéraux. (Exemple : Vittel était partenaire du Judo Tour en 2010. Il n’aurait pas été possible d’avoir une autre marque d’eau minérale sur une étape du Judo Tour 2010).

7- Quel est l’investissement de la Fédération ?

La Fédération engage quatre personnes pour la tournée 2011, qui seront présents sur l’ensemble des dates de l’édition 2011. Elle finance l’ensemble de leurs frais (hébergement, transport, restauration). Pour chaque étape, La Fédération finance le défraiement d’un athlète et de deux professeurs diplômés d’Etat, désignés par l’organisateur local. Elle fournit également des supports de communication, comme les affiches personnalisées et les flyers.

8- Quel est l’investissement des ligues, comités et clubs organisateurs ?

L’investissement financier des organisateurs d’étapes reste marginal. Il peut se caractériser par la restauration des bénévoles le jour de l’évènement, où le financement de professeurs ou athlètes supplémentaires, en fonction des besoins et de la volonté de chacun. L’investissement est davantage humain car il s’agira de trouver suffisamment de bénévoles pour que l’opération puisse se dérouler dans les meilleures conditions (Installation, distribution de tracts, saisie des licences, etc.)

9- Quand doit-on poser les affiches et distribuer les tracts ?

Il sera nécessaire de faire plusieurs campagnes d’affichage. Vous recevrez courant Avril les premières affiches personnalisées, puis nous feront un nouvel envoi pour faire une nouvelle campagne d’affichage une dizaine de jours avant la tenue de l’évènement. Les tracts devront quant à eux être distribués les jours précédents l’évènement dans les endroits stratégiques (centre ville, plage, office de tourisme, campings, service jeunesse et sports de la municipalité, centres de loisirs, etc.) et il sera également important de continuer la distribution pendant l’évènement (plage, centre-ville…)

10- Quand doit-on recevoir les affiches et les tracts ?

Les premières affiches ont été envoyées courant avril (une quinzaine) aux organisateurs et aux offices de tourisme. Les flyers seront quant à eux envoyés en juin et juillet.

11- Y a-t-il une assurance particulière à prendre ?

Les participants seront couverts par la licence d’été qu’ils souscriront (gratuitement) avant de monter sur le tapis. Il n’y a donc pas d’assurance particulière à prendre.

12- Y aura-t-il de la vente sur place ?

Après réflexion, la boutique FF judo ne pourra pas être mise en place lors de l’émission 2011. Il n’y aura donc pas de vente sur place organisée par la Fédération. Les organisateurs locaux ne pourront pas non plus mettre en place de stand pour quelque vente que ce soit (buvette, etc.)

13- Quelle est la surface mobilisée pour l’organisation de l’évènement ?

Il faudra prévoir un minimum de 150 m² pour l’installation du village judo, qui comprendra une surface de tatamis de 100 m² maximum.

14- De combien de personnes se compose l’équipe fédérale ?

Quatre personnes suivront en permanence la tournée (dont un membre de la direction de la communication), en plus des athlètes invités sur chaque opération. D’autres acteurs fédéraux pourront être ponctuellement présents.

15- Quels sont les supports de communication ?

La promotion du judo Tour Littoral sera assurée par la Fédération, à travers ses différents médias (site web www.ffjudo.com , Judo magazine, Judo TV). Un dossier de presse sera également envoyé à la presse locale et nationale, et la Judo Tour Littoral sera également soutenu par un partenariat avec la chaîne Gulli et la radio RTL. Sur le terrain, la promotion sera assurée par l’affichage, la distribution de tracts et les sujets développés dans les médias locaux (télévision, radio, presse…).

16- Est-il possible de promouvoir le club local ?

S’il est partie-prenante de l’opération, c’est envisageable. Il faudra cependant définir à l’avance avec la direction de la Fédération quel type de promotion le club souhaite mettre en place (Banderole, tracts). Il faut également noter que le Judo Tour littoral vise avant tout les vacanciers, qui ne sont donc pas des licenciés potentiels pour les clubs organisateurs.

17- Les coordinateurs sur place doivent-ils faire les démarches auprès des médias locaux ?

La Fédération Française de judo crée un dossier de presse pour l’édition 2011, qui sera envoyé aux médias locaux. Les coordinateurs peuvent, en revanche, aider la Fédération à recenser les différents médias (journaux de PHR ou PQR, radios, etc.) pour assurer une meilleure couverture de l’évènement.

18- De combien de bénévoles devront nous disposer sur la journée ?

Equipe fédérale : Quatre personnes

Equipe locale : Sept personnes sur toute la journée, en plus de bénévoles supplémentaires éventuels pour la mise en place et le rangement du village Judo.

Détail :

- 2 professeurs/animateurs sur les tatamis dont un brevet d’état (vacations prises en charge par la FFJDA)

- 1 personne chargée de remettre les judogis aux participants

- 1 personne chargée de préparer et remettre les lots.

- 2 personnes chargées de distribuer des tracts tout au long de la journée et polyvalente en fonction des différents besoins.

- 1 sportif local de haut niveau (vacation prise en charge par la FFJDA)

- 1 personne pour porter le costume de la mascotte des championnats du Monde.

Ces personnes devront probablement être remplacées au cours de la journée. La saisie des licences et la gestion des cycles sera assurée par des membres de l’équipe fédérale.

19- Quel est le matériel fourni par la fédération ?

La Fédération fournit les supports de visibilité (drapeaux, structure gonflable, etc.) ainsi qu’un chapiteau. Elle dispose également d’une sono, qui sera utilisée toute la journée pour animer l’étape du judo tour.

20- Ou peut-on visualiser ce qui a été fait en 2010 ?

Il existe des vidéos de l’édition 2010, visibles ici :

http://www.ffjudo.com/ffj/Minisites/Judo-Tour-littoral/Multimedia/Videos

21- Comment fonctionne l’inscription des pratiquants?

Avant de monter sur le tatami, chaque participant doit remplir une licence d’été et le formulaire de cession de droit à l’image. L’inscription est gratuite et ne prend que quelques instants. Attention, il est impératif que toutes les personnes qui remplissent la licence d’été participent à l’initiation.

22- Quelles sont les retombées pour les organisateurs ?

Pour les clubs, les comités et les ligues, il s’agit de participer à une opération d’envergure nationale, qui regroupe 5 000 participants chaque année. C’est l’occasion de promouvoir le judo pendant les vacances d’été et, potentiellement, d’attirer de nouveaux licenciés à la rentrée. L’opération permettra par ailleurs de mettre en avant les organisateurs dans les médias locaux et nationaux, et auprès des institutions (mairie, conseil général, etc.)

23- Les organisateurs peuvent-ils proposer un espace restauration (buvette, etc.) à proximité de l’évènement ?

Compte tenu des contraintes légales et des partenariats mis en place par la Fédération (Vittel, notamment), il est préférable de ne pas organiser un stand de ce type. Le vente de boisson alcoolisées ne correspondrait par ailleurs pas à l’image véhiculée par le Judo.

24- Quelle est la taille du véhicule de la Fédération ?

Sur l’ensemble des dates de la tournée, la Fédération Française de Judo se déplacera avec un véhicule type Mazda 5 et une camionnette de 20 m3 (longueur 5 m environ)

25- Quelle est la puissance du branchement nécessaire sur le lieu de la manifestation ?

Il faudra prévoir un branchement classique (220V, 1,82 ampère) pour le gonflage de la structure, ainsi que plusieurs rallonges et multiprises.